Come funziona la cultura aziendale a Taiwan: una guida per i dirigenti italiani

Come vengono effettivamente prese le decisioni

Le decisioni aziendali taiwanese coinvolgono fasi. Una riunione è parte della raccolta di informazioni e della consultazione, non necessariamente il momento in cui viene presa una decisione. La persona più anziana presente potrebbe dire poco; sta ascoltando cosa pensa il suo team prima di formare un'opinione. Un dirigente italiano abituato a guidare dalla parte anteriore potrebbe leggere questo silenzio come indecisione o mancanza di impegno.

Nel business taiwanese, il consenso è importante e le persone che implementeranno la decisione devono essere state ascoltate. L'autorità senior è ascoltare prima e decidere dopo, non avere tutte le risposte nella stanza. Questo non è una debolezza; è così che si costruisce la stabilità e l'adesione.

Pianifica più round. Una riunione che termina con una decisione non è un fallimento a Taiwan; è inusuale. Lo schema è: prima riunione per presentare e ascoltare, un periodo per il team per consultarsi internamente, quindi follow-up per confermare la direzione. Inquadralo come normale piuttosto che come obiezione o ritardo.

Gradevole e accordo non sono la stessa cosa

Un collega taiwanese che dice sì e sembra accettare potrebbe indicare che capisce e sta considerando la proposta, non che sia impegnato. La gentilezza che ti fa spazio nella conversazione evita anche un no diretto in tempo reale. La distinzione è sottile e ha conseguenze negli affari.

Verifica la comprensione per iscritto. Un messaggio di follow-up che dice «confermo che abbiamo concordato X» può farvi inciampare se quello che è stato effettivamente detto era «prenderò in considerazione questo e ti farò sapere». Dopo una riunione, invia una nota che espone ciò che hai capito succederà e entro quando, e chiedi loro di confermarlo o correggerlo. Correggeranno tutto ciò che non intendono fare.

Il silenzio o una risposta lenta dopo che hai chiesto una decisione è un segnale per seguire con contenuto, non con urgenza. Il business taiwanese non legge bene le tattiche di pressione. Un messaggio che dice «volevo seguire i punti che abbiamo discusso; ecco alcune informazioni aggiuntive che potrebbero aiutare» fa progredire la conversazione meglio di «sei pronto a decidere?»

Pasti e costruzione della relazione

Nel business italiano, un pasto spesso marca una relazione senior o viene dopo che un accordo è stato fatto. Nel business taiwanese, mangiare insieme spesso viene prima della discussione formale e serve la costruzione della relazione che abilita la fiducia per l'accordo. Accettare un invito a un pasto segnala il rispetto per la partnership.

I pasti taiwanesi seguono convenzioni sulla disposizione dei posti e sul ruolo dell'ospite. L'ospite spesso si siede in una posizione particolare, di solito a un capo della tavola, e riempie i bicchieri mentre si svuotano. Guardare dove sei piazzato, guardare chi inizia i brindisi e partecipare quando l'ospite prova un piatto sono tutti modi di partecipare alla pratica. Rifiutare il cibo ripetutamente o andarsene presto segnala la mancanza di interesse nella relazione.

Un pasto di lavoro è comunque un pasto. La conversazione spesso va oltre gli affari, e quel tempo è quando la relazione si forma. Venire a un pasto con un'agenda e provare a sterzare verso argomenti commerciali è una lettura errata di come funziona la costruzione della relazione taiwanese. Il business funziona meglio una volta che il pasto è terminato.

Nomi, biglietti e ordine di presentazione

I biglietti da visita vengono scambiati all'inizio di una riunione. Offri e ricevi con entrambe le mani e una leggera inclinazione della testa. Guarda il biglietto che ricevi per un momento piuttosto che metterlo in tasca immediatamente. Posizionalo sul tavolo davanti a te durante la riunione. Questo è il rispetto per la persona e la sua azienda. Mettere da parte un biglietto ricevuto o scrivere su di esso segnala indifferenza.

Molti professionisti taiwanese usano un nome inglese per facilità di riferimento internazionale. Il cognome viene per primo nell'ordine dei nomi cinesi; l'ordine dei nomi occidentali potrebbe apparire sui biglietti da visita per chiarezza con i contatti internazionali. Se sei incerto su come rivolgerti a qualcuno, chiedere è semplice e rimuove l'imbarazzo: «Come vorresti che ti chiamassi?» Questa domanda è sempre gradita.

L'anzianità è segnata nelle presentazioni e negli accordi di seduta. Se c'è un capo del tavolo o un lato d'onore a un pasto, le persone più anziane si siedono lì. L'ordine di presentazione spesso va dal più anziano su ciascun lato. Usare un cognome formale fino a quando non ti viene invitato a fare diversamente è più sicuro dell'informalità prematura. L'età e l'anzianità sono rispettate nella cultura aziendale taiwanese più che in alcuni contesti europei.

Negoziazione, franchezza e il canale privato

La cultura aziendale italiana è a suo agio con la discussione franco nelle riunioni. Mettere un problema sul tavolo e risolverlo in tempo reale è visto come efficiente e collaborativo. La cultura aziendale taiwanese spesso preferisce discutere preoccupazioni sensibili al di fuori della riunione completa. Sollevare un punto davanti a molte persone può essere letto come pressione o come mettere qualcuno in imbarazzo, il che comporta un rischio per la loro posizione con i colleghi.

Se una riunione finisce senza che un problema sia stato nominato ma senti preoccupazione, sollevalo in una conversazione di follow-up con una o due persone chiave piuttosto che in un'email all'intero gruppo. Dai al tuo collega un modo per sollevare preoccupazione senza perdita di faccia. La soluzione all'esitazione di un partner taiwanesi non è la pressione nella riunione ma un canale privato dove possono parlare apertamente.

L'interruzione e la sovrapposizione del discorso è normale nella conversazione italiana e segnala impegno. Nella conversazione taiwanese può leggere come interruzione o scortesia. Se ti trovi naturalmente a parlare sopra gli altri o a saltare dentro frequentemente, fai una pausa e dai spazio. Nessuno dei due lati è scortese; è una differenza culturale. Rallentare il tuo ritmo di conversazione aiuta.

Regali, puntualità e inglese

I piccoli regali sono apprezzati e offrono un gesto di rispetto. Se un regalo viene dalla tua azienda, il branding dovrebbe essere sottile. Evita gli orologi, che hanno associazioni con le usanze funebri in alcuni contesti taiwanesi, gli oggetti affilati come i coltelli e la carta bianca o nera, che hanno associazioni con il lutto. Un articolo di qualità dall'Italia o dal tuo settore, se è correlato al tuo business, è spesso una scelta sicura. Nel dubbio, chiedere a un contatto locale cosa è consueto nel tuo settore rimuove le supposizioni.

Le riunioni iniziano in orario. Arrivare tardi è meno accettabile nella cultura aziendale taiwanese che in alcuni contesti europei. Se non puoi essere presente in orario, avvisa l'ospite non appena lo sai. Il tempo e l'affidabilità sono segnali di rispetto per il calendario della controparte.

La competenza nell'inglese varia ampiamente per ruolo, generazione e settore. Non assumere la fluidità dall'apparenza o dal titolo. Prima di una riunione, chiedere «L'inglese sarà comodo, o dovrei organizzare un interprete?» è diretto e rispettoso. Se l'inglese è la lingua condivisa, fornire agende scritte e punti chiave in anticipo aiuta chiunque stia elaborando in una lingua non nativa. Parlare chiaramente e verificare la comprensione è più utile che parlare più forte o più lentamente.

Negoziazione e risoluzione dei problemi tra le culture

Quando stai negoziando i termini o affrontando un problema, la tradizione del business italiano è trovare il bordo di ciò di cui ha bisogno ogni parte e commerciare da lì. Questo approccio funziona nel business italiano. Nel business taiwanese, l'obiettivo della negoziazione è raggiungere un risultato con cui entrambi i lati possono convivere, e affrettarsi nella scoperta di cosa potrebbe essere può costarti un accordo che avrebbe potuto funzionare.

Se la tua controparte non controbatte immediatamente un'offerta o propone un'alternativa, questo non è necessariamente accettazione. Potrebbero essere in consultazione con i colleghi o riflettendo se la proposta è praticabile per loro. La pressione per chiudere durante una singola discussione, o leggere il silenzio come un sì, ti costerà. L'approccio che funziona è proporre, ascoltare le preoccupazioni, quindi proporre di nuovo dopo avergli dato il tempo di pensare.

Non confondere la franchezza con l'onestà. Puoi essere diretto e onesto rispettando ancora la gerarchia e l'armonia del gruppo. Se c'è un vero problema con una proposta, la tua controparte probabilmente troverà un modo per dirlo una volta che ha consultato il suo stesso team. Creare quel canale privato rende possibile per loro essere onesti senza rischio.

Aziende familiari e contesto condiviso

Una quota significativa del business a Taiwan è di proprietà familiare o gestita in famiglia, proprio come l'Italia. Se la tua azienda è di proprietà familiare, quella è un punto di connessione genuina. Le sfide della successione all'interno di una famiglia, bilanciare la dinamica familiare con la logica aziendale e portare in gestione non familiare sono terreno comune nelle due culture.

Nominare quel contesto condiviso, se si applica alla tua situazione, costruisce rapporto. Un proprietario di azienda familiare taiwanese che sente che la tua azienda è anche gestita in famiglia spesso risponde con più apertura. Conversely, se rappresenti una grande multinazionale con processi decisionali centralizzati, sii onesto su quel vincolo. I proprietari di aziende familiari spesso valorizzano l'autonomia e possono risentirsi di un controllo remoto eccessivo.